Maverick Buying: Definition, Nachteile & wie Sie wildes Einkaufen stoppen

In vielen Unternehmen und Behörden findet ein relevanter Teil der Beschaffung außerhalb der kontrollierten Prozesse statt. Dieses Phänomen – bekannt als Maverick Buying – ist einer der größten versteckten Kostentreiber und Compliance-Risiken. Doch warum umgehen Fachbereiche den Einkauf, und wie lässt sich das Problem nachhaltig lösen?

Bedeutung: Was ist Maverick Buying?

Der Begriff Maverick Buying (zu Deutsch: „wildes Einkaufen“) bezeichnet die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen durch Fachabteilungen, ohne den offiziellen Einkaufsprozess oder die Einkaufsabteilung einzubeziehen.

Dabei bestellen Mitarbeiter aus IT, Marketing oder Produktion direkt bei Lieferanten, handeln eigenmächtig Konditionen aus oder ignorieren bestehende Rahmenverträge. Die Folgen sind gravierend:

• Verlust von Bündelungseffekten: Volumen werden zersplittert, Mengenrabatte nicht genutzt.
• Höhere Prozesskosten: Jede „wilde“ Bestellung erzeugt manuellen Aufwand in der Buchhaltung (Rechnungsklärung ohne Bestellung).
• Compliance-Risiken: Verträge werden oft ohne rechtliche Prüfung oder zu ungünstigen AGB geschlossen.

Beispiel: Der „unersetzbare“ Werkzeug-Lieferant

Ein Werkzeugmaschinenhersteller bezieht seit Jahrzehnten seine Zerspanungswerkzeuge von einem Stammlieferanten. Die Fachabteilung beschafft diese - wie schon immer - proaktiv ohne Einbeziehung des Einkaufs.

• Der Konflikt: Der Einkauf identifiziert eine gleichwertige, deutlich günstigere Alternative. Die Fachabteilung verweigert die Qualifizierung mit dem Argument: „Technisch zu riskant und der Aufwand ist zu hoch.“
• Die Wende: Durch interne Verhandlungen unter Einbeziehung des CEOs "überzeugt" der Einkauf die Technik schließlich doch zu einem Test. Die Alternative wird technisch freigegeben.

Das Ergebnis: Sobald der etablierte Lieferant realisiert, dass eine qualifizierte Alternative bereitsteht, senkt er aus Angst vor dem Auftragsverlust seine Preise sofort um 25 % (reales Beispiel!). Das Unternehmen spart dadurchmehrere hunderttausend Euro pro Jahr– ein Erfolg, der ohne die Hartnäckigkeit des Einkaufs unmöglich gewesen wäre.

Die Lösung: Kompetenz schlägt Verbote

Warum handeln Fachbereiche so? Oft fehlt das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der Beschaffungsstelle ("Ich kann das schneller/billiger"). Verbote helfen hier kaum. Die Lösung ist strategische Verhandlungskompetenz: Wenn der Einkauf beweist, dass er Ergebnisse liefert, die der Fachbereich nicht erreichen kann, kehrt das Mandat zurück.